En juillet 2022, les trois clients de messagerie les plus utilisés au monde étaient Apple Mail (65,06%), Gmail (23,51%) et Outlook (3,35%). Malgré le fait qu’Outlook n’occupe que la troisième place, beaucoup d’emails professionnels sont rédigés et envoyés depuis ce client de messagerie.
Qu’en est-il des signatures d’email ? Elles embellissent vos emails et permettent d’entrer en contact plus facilement avec vous. Heureusement, vous n’avez pas besoin d’écrire les mêmes lignes à chaque réponse. Dans cet article, nous vous expliquerons comment ajouter une signature dans Outlook et améliorer votre branding et votre communication.
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Les étapes pour ajouter une signature d’email sur Outlook
Comment créer une signature sur Outlook ? Beaucoup de gens se limitent à quelques lignes de texte brut contenant leur nom, leur poste et leurs coordonnées, mais pourquoi ne pas concevoir pour vos emails un pied de page personnalisé à l’allure professionnelle et créant plus d’engagement ?
Vous pouvez bien entendu créer une telle signature tout seul, mais il vaut mieux utiliser des outils dédiés pour obtenir un rendu professionnel.
Avec MySignature, vous pouvez créer une signature d’email personnalisée au rendu parfait et qui sort du lot. Ceci vous permet d’ajouter votre photo, votre logo, des liens vers vos réseaux sociaux, l’URL de votre site, une bannière promotionnelle avec un appel à l’action et bien plus.
Si vous utilisez Outlook.com, Outlook sur le web, l’application desktop ou l’application mobile, vous pouvez ajouter facilement et rapidement un bloc de signature à tous vos emails. Nous allons vous montrer comment.
Ajouter une signature sur Outlook.com
1. Pour commencer, connectez-vous à votre compte Outlook.com, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut à droite et sélectionnez View all Outlook settings. Sur le côté gauche de la fenêtre, cliquez sur Mail, puis sélectionnez Compose and Reply dans les options qui apparaissent.
2. Sur la page Compose and Reply, faites défiler jusqu’à voir un champ avec l’indication Email signature. À ce niveau, vous pouvez taper tout ce que vous souhaitez que votre signature inclue. Vous pouvez ajouter votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre site web et tout ce qui vous semble important.
3. Après avoir fini de composer votre signature, vous pouvez faire la mise en page avec du texte en gras, en italique ou souligné. Vous pouvez également modifier la police, la taille et la couleur du texte. Si vous souhaitez ajouter une image, vous pouvez cliquer sur le bouton Insert Image.
4. Une fois satisfait de votre signature, vous pouvez défiler jusqu’au bas de la page et cliquer sur Save. Votre signature sera maintenant incluse dans chaque nouvel email que vous composez dans Outlook.com. Si toutefois vous devez modifier ou actualiser votre signature, vous pouvez retourner sur la page Compose and Reply pour apporter les corrections.
Créer une signature avec Outlook sur le web
En utilisant Outlook sur le web, le processus de mise en place d’une signature HTML Outlook est le même qu’avec Outlook.com. Consultez la section ci-dessus pour retrouver les instructions.
Gardez en tête qu’au lieu d’un texte brut, vous avez l’option de créer une signature d’email professionnelle avec MySignature.
Mettre en place une signature dans Outlook pour desktop
La mise en place d’une signature dans Outlook pour desktop requiert quelques étapes simples.
1. La première consiste à ouvrir Outlook et à sélectionner Options dans le menu File. Ceci ouvrira une fenêtre où vous trouverez l’onglet Mail. Une fois dans l’onglet Mail, vous trouverez la catégorie Signatures dans la section Compose Messages. Ici, vous pouvez créer une nouvelle signature en cliquant sur le bouton New.
2. Après avoir créé votre signature, vous pouvez la personnaliser à votre goût en ajoutant du texte, des images, des logos et des liens. Vous pouvez personnaliser la police ainsi que la taille et la couleur du texte. De plus, vous pouvez également mettre en place une signature pour chaque compte, selon vos préférences.
3. Après avoir fini de personnaliser votre signature, vous pouvez enregistrer les changements en cliquant sur OK. Votre signature deviendra alors disponible dans tous vos emails. Vous pouvez sélectionner la signature depuis la fenêtre du message et l’ajouter à tous les emails que vous envoyez.
Modifier sa signature d’email sur l'application mobile Outlook
C’est facile d’ajouter votre signature sur l’application mobile Outlook et ça ne prend que quelques minutes. Voici ce que vous devez faire.
Comment modifier une signature dans Outlook sur Android :
- Ouvrez l’application Outlook et appuyez sur l’icône Outlook
- Appuyez ensuite sur l’icône en forme d’engrenage dans la partie en bas à gauche de la colonne
- Sélectionnez votre compte, puis appuyez sur Signature
- Insérez le texte et les liens que vous voulez utiliser comme signature, puis appuyez sur Done
- Maintenant, votre signature sera au bas de chaque email envoyé depuis Outlook sur votre appareil Android.
Comment modifier une signature dans Outlook sur iOS :
1. Ouvrez l’application Outlook sur votre téléphone, puis allez dans Settings
2. Appuyez sur votre compte, puis sur Signature
3. Tapez ensuite le texte que vous souhaitez utiliser comme signature dans le champ fourni. Vous pouvez appuyez sur le bouton Signature Image pour uploader une image et l’ajouter à votre signature (facultatif)
4. Appuyez sur Save une fois satisfait de votre signature
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Modifier une signature d’e-mail avec Outlook pour Windows
Avoir une signature avec toutes les informations correctes et actualisées peut aider à faire bonne impression auprès de toute personne recevant un email de votre part. Voyons donc comment modifier votre signature dans Outlook.
Si vous utilisez Outlook pour Windows, suivez les étapes ci-dessous :
- Démarrez Outlook et cliquez sur l’onglet File
- Allez ensuite dans Options et choisissez Mail
- Faites défiler jusqu’à la section Signatures, jusqu’à voir le bouton Edit. Cliquez dessus
- Modifiez votre signature dans l'Éditeur de Signatures, puis cliquez sur OK
- Vos modifications seront enregistrées automatiquement.
Mettre à jour la signature avec Outlook pour Mac
Voici comment vous pouvez actualiser votre signature dans Outlook sur votre Mac :
1. Démarrez Outlook et allez dans le menu Preferences.
2. Cliquez sur l’onglet Signatures, puis, dans Signature Name, choisissez la signature que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur Edit et effectuez vos ajustements.
4. Enfin, cliquez sur Save.
Utilisation de plusieurs signatures d’email sur Outlook
Imaginez que vous ayez plusieurs casquettes – vous êtes peut-être commercial la journée, consultant pour des projets annexes le soir, et vous répondez de temps en temps à des demandes de support pour votre entreprise. Chacun de ces rôles requiert une approche de communication différente, et l’utilisation de plusieurs signatures d’email dans Outlook peut aider à maintenir le bon ton et le professionnalisme dans chaque situation.
Outlook permet de passer facilement d’une signature à l’autre selon le destinataire de l’email. Au lieu de modifier manuellement votre signature à chaque fois, vous pouvez créer plusieurs signatures dans les paramètres et choisir la plus appropriée en seulement quelques clics. Par exemple, pour contacter des prospects, vous pouvez utiliser une signature formelle avec le logo de votre entreprise, ses coordonnées et un appel à l’action. Mais en répondant à un collègue de longue date ou à un ami, une signature plus simple et plus personnelle peut être plus adaptée.
La possibilité d’avoir plusieurs signatures permet aussi de garder les communications par email organisées. Vous pouvez en créer une contenant les limitations de responsabilité légales pour les emails officiels de l’entreprise, une autre faisant la promotion d’un webinaire à venir ou même une avec un message pour les fêtes de fin d’année. Au lieu d’une approche universelle, cette fonctionnalité vous permet d’adapter votre signature d’email au contexte, en vous assurant que vos messages laissent toujours la bonne impression.
Les avantages d’une signature d’email personnalisée dans Outlook
Une signature d’email personnalisée et bien conçue offre plusieurs avantages :
- Le professionnalisme : Une signature cohérente et informative projette une image professionnelle, faisant paraître vos communications plus crédibles.
- La reconnaissance de marque : Inclure des éléments tels que le logo de votre entreprise et les couleurs de votre marque renforce la reconnaissance de marque à chaque email envoyé.
- Les opportunités marketing : Les signatures peuvent servir de plate-forme pour faire la promotion de services, produits ou événements à venir, transformant efficacement chaque email en outil marketing.
- L’intégration des réseaux sociaux : L’ajout d’icônes de réseaux sociaux avec des liens encourage les destinataires à se connecter à vos réseaux sociaux, étendant ainsi votre présence en ligne.
- Conformité juridique : Certaines industries imposent des limitations de responsabilité et des informations spécifiques dans les communications; une signature standardisée vous assure votre conformité vis-à-vis de ces réglementations.
L’incorporation d’une signature d’email personnalisée renforce votre image professionnelle et sert de composant stratégique dans votre stratégie de communication en général.
Gestion des signatures Outlook : pourquoi opter pour MySignature
Si vous avez déjà essayé de créer une signature d’email manuellement, vous savez à quel point ça peut être délicat. Vous avez peut-être passé trop de temps à ajuster les polices et à aligner les éléments, pour finalement vous rendre compte que le rendu était complètement différent sur un autre appareil. Ou il vous fallait peut-être juste une petite correction – comme ajouter un intitulé de poste ou un numéro de téléphone – mais vous avez dû vous plonger dans les paramètres d’Outlook pour ce petit changement. La gestion de signatures d’email ne devrait pas être si compliquée, et c’est exactement là que MySignature entre en jeu.
MySignature simplifie la gestion des signatures d’email avec des templates conçus par des professionnels assurant un look raffiné et cohérent sur tous vos emails. Les entreprises peuvent actualiser les signatures de façon centralisée, prévenant ainsi les éléments de branding obsolètes ou incohérents. De plus, MySignature garantit un rendu impeccable sur tous les appareils, pour que vous n’ayez plus à vous soucier des problèmes de mise en page – vous permettant ainsi de vous concentrer sur la création de connexions et la croissance de votre entreprise.
