La clôture d’un e-mail peut sembler être un élément anodin. Mais c’est en fait un élément crucial du message, surtout dans les communications d’entreprise.

Votre manière de conclure un e-mail peut laisser une impression positive, transmettre des informations essentielles donnant plus de contexte à tout le message, et même être un puissant outil marketing faisant grandir votre entreprise de manière automatisée.

Mais quelles sont les meilleures manières de conclure un e-mail? Et comment conclure un e-mail professionnel pour qu’il soit aligné avec votre marque et vos objectifs?

Points clés

👉 Améliorez votre communication et atteignez vos objectifs marketing avec une signature d’e-mail bien faite.

👉 Gardez vos signatures impeccables, mobile-responsive, en phase avec les objectifs et actualisées. Ajoutez une touche personnelle.

👉 Choisissez une conclusion formelle (“Cordialement”), mi-formelle (“Bien à vous”) ou informelle (“Cheers”) selon le contexte de l’e-mail.

👉 Évitez le langage non-professionnel, les changements de ton, les signatures longues, les liens morts et la mauvaise optimisation mobile.

Explorons ci-dessous ces questions et d’autres questions essentielles sur comment conclure un e-mail professionnel.

Les deux principales manières de conclure un e-mail

La bonne nouvelle, c’est que s’il existe plusieurs variations possibles, la plupart des conclusions d’e-mail se résument à deux types. Avant de se lancer dans la stratégie pour conclure les e-mails, c’est une bonne idée d’avoir une meilleure compréhension des types de conclusions à envisager.

1. La formule de politesse. La conclusion la plus courante est une formule du type “Cordialement” ou “Bien à vous” suivie du nom de l’expéditeur et éventuellement de son poste. Si c’était le standard à une époque, ces signatures sont aujourd’hui une occasion manquée d’ajout de contexte, de networking et de croissance d’entreprise.

2. La signature d’e-mail professionnelle. Avec les outils de signature d’e-mail accessibles, les personnes et les entreprises peuvent créer une signature email professionnelle et maximiser de plus en plus leurs e-mails. Une signature bien faite contient des coordonnées essentielles, des liens utiles, des limitations de responsabilité légale, des liens de réseaux sociaux, des logos, des photos professionnelles et des bannières promotionnelles.

Exemples de conclusions d’e-mail

Un des principaux avantages de l’utilisation de signatures d’e-mail pour des conclusions d’e-mail efficaces est leur capacité à être adaptées à n’importe quel scénario. Quelle que soit votre industrie ou vos objectifs, personnaliser des e-mails avec des conclusions uniques peut vous permettre de combler vos besoins. Cette approche vous permet d’accomplir des objectifs bien au-delà que le simple fait de vous identifier.

Voici quelques exemples de formats de signatures d’e-mail montrant comment différents détails peuvent être combinés pour atteindre vos objectifs.

Astuces pour conclure un e-mail de façon professionnelle

L’utilisation de signatures d’e-mail est un excellent moyen de conclure n’importe quel e-mail professionnel. Mais si c’est mal fait, la signature d’e-mail peut aussi attirer toute l’attention aux dépens du thème principal de l’e-mail ou même déformer tout le message.

C’est pour ça que vous devez suivre les meilleures pratiques pour bien clôturer votre e-mail, ce qui inclut entre autres, le design, la présentation et l’alignement par rapport aux objectifs. Explorons  ces bonnes pratiques ci-dessous:

Restez minimaliste et concis

Mais cela ne veut pas dire qu’avoir beaucoup de choses à la fin de votre e-mail est toujours une bonne idée. Les outils de signature d’e-mail populaires permettent d’incorporer facilement divers éléments dans une conclusion d’e-mail efficace. Il vaut mieux d’abord prioriser les éléments clés de votre signature, puis la renforcer avec des éléments supplémentaires offrant de la valeur ou en phase avec vos objectifs commerciaux.

Utiliser un outil de signature d’e-mail efficace vous donne accès à des modèles professionnels conçus pour respecter les meilleures pratiques. Ces modèles vous assurent que votre signature rend bien sur n’importe quel appareil, tout en vous aidant à atteindre vos objectifs commerciaux.

“Très rapide à mettre en place, facile à utiliser et c’est facile de gérer mes propres signatures sur plusieurs comptes de messagerie. Fournit d’excellentes solutions de signature pour les clients.“

Priorisez le mobile responsiveness

Plus de 40% des e-mails sont ouverts sur mobile, donc vos e-mails doivent être attractifs sur tous les appareils. C’est plus sûr avec une signature simple, mais une signature d’e-mail complexe peut ne pas apparaître correctement si elle n’est pas optimisée pour plusieurs appareils.

source: mailmodo

La bonne nouvelle, c’est que les outils de signature d’e-mail ont des modèles de signatures et des outils de design vous assurant de recevoir une signature d’e-mail HTML pouvant s’adapter à différentes tailles d’écran.

Bien entendu, vous devez toujours tester votre signature d’e-mail sur différents appareils et clients de messagerie potentiels pour vous assurer que le rendu est le bon et qu’elle se charge rapidement.

Si vous utilisez un iPhone, découvrez comment optimiser votre signature pour mobile dans notre article dédié Comment créer une signature d’email pour iPhone.

Tenez compte de vos objectifs

Si vous ne savez pas par où commencer, vous devez penser à ce que vous attendez de votre signature. Les conclusions d’e-mails professionnels sont une excellente opportunité d’aller au-delà du partage d’informations utiles en incitant les gens à devenir vos clients et à explorer vos services, surtout si vous pouvez rendre cette offre attractive.

Pensez donc à ce que vous souhaitez accomplir – vous voulez plus de trafic sur votre site? Peut-être plus d’abonnés sur les réseaux sociaux ? Vous voulez programmer des consultations avec des prospects? Ajouter un appel à l’action pour faire la promotion d’un nouveau produit?

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Faites passer vos conclusions d’e-mail au niveau supérieur avec une signature professionnelle qui ne laisse personne indifférent. Personnalisez votre signature avec des détails essentiels et des éléments promotionnels. Accédez à une variété de modèles et créez une signature qui renforce votre communication et qui est en phase avec vos objectifs.

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Actualisez-la régulièrement

La signature d’e-mail est aussi efficace que les informations qu’elle contient. Elle peut donc devenir nuisible en fournissant aux clients et aux partenaires des informations erronées pouvant entraîner des incompréhensions et même un manque de professionnalisme dans vos communications.

Même avec une excellente signature d’e-mail, pensez à l’actualiser après quelques mois. Vous n’avez pas besoin de la refaire entièrement, mais vérifiez les détails, rafraîchissez les offres et utilisez les données collectées pour améliorer les résultats.

Pour les entreprises utilisant Outlook, une gestion centralisée des signatures Outlook peut aussi aider à garder des signatures cohérentes, à jour et alignées avec l’image de marque de toute l’équipe.

Appropriez-vous-la

Les e-mails n’offrent pas beaucoup d’opportunités de se distinguer. C’est pour ça que les signatures d’e-mail sont le meilleur moyen de donner un peu de personnalité à vos e-mails, ce qui peut vous permettre de créer des relations plus fortes avec votre public et de rendre vos messages instantanément reconnaissables.

Les outils de signature d’e-mail d’aujourd’hui facilitent l’ajout de logos, de photos et même de liens vers vos comptes sur les réseaux sociaux, ce qui vous permet d’ajouter facilement des éléments personnels à votre modèle de signature. En plus d’améliorer votre signature d’e-mail professionnelle, ceci ajoute une touche de personnalisation à vos e-mails.

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez même personnaliser divers éléments de votre signature d’e-mail selon les couleurs de votre marque, et profiter ainsi d’une expérience unifiée sur votre site, vos réseaux sociaux et vos communications par e-mail.

Les formules de clôture d’e-mail

Si vous êtes en quête de méthodes efficaces pour conclure un e-mail, incorporer des signatures peut avoir des avantages importants en termes de communication professionnelle, surtout dans des contextes formels. Cependant, il est essentiel d’associer les signatures d’e-mail à des formules de clôture indiquant la fin de votre message et adaptées au niveau de familiarité que vous avez avec le destinataire.

Voici quelques options à envisager pour différentes situations:

Formel

Dans les e-mails formels, il est essentiel de maintenir un ton formel, surtout dans un contexte professionnel. Pour les clôtures d’e-mails formelles, les phrases comme “Cordialement” ou “Bien à vous” sont des choix fiables. Ces expressions sont particulièrement appropriées si vous ne connaissez pas bien le destinataire et souhaitez transmettre respect et professionnalisme, par exemple dans le cadre d’une lettre de motivation ou un potentiel accord commercial.

Ces clôtures d’e-mails formelles permettent de créer une atmosphère courtoise et de vous affirmer en tant que professionnel qui tient à la communication efficace.

Moins formel

Dans un contexte professionnel, quand vous envoyez des e-mails à des clients ou des collègues avec qui vous n’êtes pas vraiment proches, il vaut mieux rester sur une formule de clôture polie reflétant le niveau de formalité approprié. Les phrases comme “Au plaisir” ou “Merci” sont un juste milieu, vous permettant de garder un ton normal tout en restant respectueux.

Informel

En ce qui concerne les e-mails personnels, surtout lors d’échanges informels avec des amis, des collègues proches ou des clients réguliers avec qui vous avez de bons rapports, il est important d’adopter un ton détendu. Utiliser des clôtures d’e-mail comme “A bientôt!” peut renforcer le sentiment d’amitié dans votre communication.

De plus, si vous êtes d’humeur joueuse, une formule de clôture drôle peut aussi transmettre votre intention amicale tout en gardant la conversation légère et agréable.

Les formules de clôture d’e-mail à éviter dans un environnement professionnel

Une formule de clôture non-professionnelle peut gâcher même l’e-mail le plus utile et le plus ponctuel, ce qui souligne l’importance des bonnes pratiques en termes d’e-mail. Il y a plusieurs erreurs à éviter en clôturant un e-mail, car elles peuvent créer de la confusion et laisser un mauvais impact à long terme sur le destinataire.

Pour éviter ces situations, voyons quelques-unes des grosses erreurs à éviter en clôturant des e-mails.

N’utiliser que le nom complet

Même si c’est toujours relativement courant de clôturer avec juste son nom ou son nom complet, cela peut être particulièrement inapproprié dans un contexte professionnel, surtout quand on a affaire à des gens avec qui on a des relations limitées. En cas de cold e-mailing par exemple, il est crucial d’inclure son nom et son poste.

Les destinataires s’attendent à avoir du contexte par rapport à qui les contacte, et sans cette clarification, ils peuvent hésiter à répondre ou même ignorer le message entièrement. De plus, si vous avez des coordonnées alternatives, comme une adresse mail ou un numéro de téléphone secondaire, pensez à inclure cette information pour faciliter la communication.

Le langage non-professionnel

Une grosse erreur lors de la conclusion d’un e-mail est l’utilisation de langage informel non-aligné avec le niveau de langage dans le corps de l’e-mail. Dans les communications professionnelles formelles, il est essentiel d’éviter l’argot, les émojis et les points d’exclamation excessifs, qui doivent être réservés aux correspondances entre amis ou aux contextes moins formels. Il est crucial d’adapter vos formules de clôture aux attentes du destinataire pour maintenir le professionnalisme.

Les formules de clôture non-alignées

Si ce n’est pas une faute énorme, utiliser le mauvais ton dans votre ligne de clôture peut repousser certaines personnes avec qui vous communiquez, surtout si vous avez eu peu ou pas de communications antérieures et n’avez pas encore créé de la confiance. Par exemple, quand vous contactez quelqu’un pour la première fois, évitez d’utiliser “A plus” ou “Bon courage” comme phrase de clôture. Partez plutôt sur quelque chose de plus formel et de plus sûr comme “Cordialement”.

Les signatures trop longues

Comme indiqué plus haut, les signatures d’e-mail viennent sous plusieurs formes et tailles. Et en HTML, vous pouvez créer des signatures élaborées contenant en plus de vos informations des icônes de réseaux sociaux, des bannières et des images. Cependant, si ces éléments peuvent être utiles, il est important de ne pas ajouter trop d’éléments à votre signature, car ceci peut causer des problèmes de lisibilité.

Images et liens morts

Ajouter des liens, bannières et images peut être une excellente idée si ce sont des éléments d’une signature d’e-mail au design professionnel. Cependant, il est crucial de vérifier régulièrement que tous les liens et images fonctionnent et s’affichent correctement. Autrement, votre signature n’aura pas l’air professionnelle et peut même irriter le destinataire et impacter négativement votre relation. Dans certains cas, vous pourriez même rencontrer des problèmes lors de la configuration, surtout si votre signature contient trop d’éléments, pensez à consulter notre guide sur Comment créer une signature sur Gmail pour éviter les erreurs courantes.

Mauvaise optimisation pour le mobile

Comme une grande proportion des e-mails sont ouverts sur smartphone, il est logique que la signature d’e-mail doit avoir un bon rendu sur n’importe quel appareil. Cependant, beaucoup de signatures qui ne sont pas créées avec une solution de signature d’e-mail professionnelle se retrouvent déformées sur différentes tailles d’écran. Parfois, il vaut mieux se limiter à un design plus simple si cela implique que le rendu sera meilleur en mode portrait sur mobile.

En conclusion

La signature, ce n’est pas juste quelque chose qu’on met à la fin de l’e-mail. C’est un important outil de communication qui fournit du contexte sur qui vous êtes, fait montre de respect auprès du destinataire et joue parfois un rôle important dans l’atteinte des objectifs marketing.

En utilisant une solution professionnelle de signature d’e-mail, vous pouvez profiter d’un processus de design intuitif et d’une variété de modèles pour créer une signature d’e-mail en phase avec votre marque, vos objectifs commerciaux et vos préférences.